Особливості здійснення готівкових розрахунків фізичними особами, фізичними особами-підприємцями на рахунки юридичних осіб в Україні
Я, Марія Єлхіна, діючий ФОП з багаторічним стажем, продовжую ділитися з Вами власним досвідом у оподаткуванні платників ЄП.
Основні нормативні акти, що регулюють готівкові розрахунки:
- Постанова НБУ №148 (із змінами) – щодо обмеження сум готівкових розрахунків.
- Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій (РРО)».
- Податковий кодекс України – щодо оформлення та податкових наслідків господарських операцій.
- Наказ Мінфіну №547 – щодо касової дисципліни.
Розрахунок – важливий елемент укладення правочину, хоч би це було придбання товару чи послуги. Визначення форми і способів проведення оплат – окремий бізнес процес. Їх зручність та варіативність для клієнтів може стати вирішальним фактором при обранні постачальника/продавця та конкурентною перевагою.
Технологічний прогрес забезпечує велику кількість способів провести розрахунок між клієнтом та продавцем. На ринку фінансових послуг функціонує ціла низка платіжних систем, банки надають послуги із переказу коштів та пропонують власні рішення, які мають на меті спростити сам процес ініціювання та проведення платежу.
Законодавство вирізняє дві форми оплати: готівкову та безготівкову.
І до готівкових операцій включається значно більша кількість операцій, ніж це здається на перший погляд. Це важливо розуміти як самому продавцю, так і клієнту.
До готівкових розрахунків належать операції із прийняття для оплати грошових знаків:
Готівка – грошові знаки національної валюти України (банкноти і монети, у тому числі розмінні, обігові, пам’ятні банкноти та монети, які є платіжними засобами).
Готівкові розрахунки/розрахунки готівкою – платежі готівкою суб’єктів господарювання і фізичних осіб за реалізовану продукцію (товари, виконані роботи, надані послуги), а також за операціями, які безпосередньо не пов’язані з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) та іншого майна.
Суб’єкти господарювання, які відкрили рахунки в банках і зберігають на цих рахунках свої кошти, здійснюють розрахунки за своїми грошовими зобов’язаннями, що виникають у господарських відносинах, у безготівковій формі, а також у готівковій формі з дотриманням обмежень та в порядку, установленому законодавством України.
Суб’єкти господарювання здійснюють розрахунки готівкою між собою і з фізичними особами через касу як коштами, одержаними як готівкова виручка, так і коштами, одержаними у надавачів платіжних послуг. Такі розрахунки проводяться також шляхом внесення готівки до надавачів платіжних послуг для подальшого переказу коштів на рахунки суб’єктів господарювання.
Касові операції оформляються касовими ордерами, розрахунковими документами, електронними розрахунковими документами, документами за операціями із застосуванням платіжних інструментів, іншими касовими документами, які згідно із законодавством України підтверджували б факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) готівки.
Касові документи можуть бути паперовими або електронними. Електронні касові документи повинні бути оформлені відповідно до вимог законодавства України у сфері електронного документообігу.
Працівник установи/підприємства для підписання електронного касового документа зобов’язаний використовувати кваліфікований електронний підпис.
Фізична особа – підприємець для підписання електронного касового документа має право використовувати кваліфікований електронний підпис / удосконалений електронний підпис.
Фізична особа для підписання електронного касового документа має право використовувати кваліфікований електронний підпис / удосконалений електронний підпис / простий електронний підпис.
Суб’єкт господарювання має право використовувати кваліфіковану електронну печатку банку / удосконалену електронну печатку як додатковий реквізит електронного касового документа.
Використання удосконаленого електронного підпису, удосконаленої електронної печатки та простого електронного підпису здійснюється на договірних засадах за технологією, визначеною суб’єктом господарювання та відповідно до вимог Законів України “Про електронні документи та електронний документообіг”, “Про електронні довірчі послуги” і нормативно-правових актів Національного банку з питань застосування електронного підпису та електронної печатки в банківській системі України.
Приймання готівки в касу проводиться за прибутковим касовим ордером, підписаним головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником установи/підприємства. До прибуткових касових ордерів можуть додаватися документи, які є підставою для їх складання.
Про приймання установами/підприємствами готівки в касу за прибутковими касовими ордерами видається квитанція (що є відривною частиною прибуткового касового ордера), підписана головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником, підпис яких може бути засвідчений відбитком печатки цієї/цього установи/підприємства. Використання печатки установою/підприємством не є обов’язковим.
Підприємства / відокремлені підрозділи підприємств / фізичні особи – підприємці, які відповідно до законодавства України приймають до обслуговування платіжні інструменти та проводять розрахунки із застосуванням РРО і надають держателям платіжних інструментів послуги з видачі готівки з друкуванням квитанції платіжного термінала (або розрахункового документа), реєструють у встановленому порядку такі операції в розрахункових документах РРО або РК.
Документом, що свідчить про здавання виручки до банку та є підтвердженням оприбуткування готівки в касі суб’єктів господарювання, є:
- квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки, підписана відповідальними особами банку та засвідчена відбитком печатки банку (за потреби);
- квитанція/чек банкомата чи програмно-технічного комплексу самообслуговування;
- супровідний касовий ордер до сумки з цінностями;
- чек платіжного термінала в разі проведення інкасації коштів у режимі реального часу з використанням платіжних терміналів.
Прибуткові касові ордери і квитанції до них, заповнюються бухгалтером (відповідальною особою установи/підприємства, на яку покладено обов’язок з оформлення цих документів) у будь-який спосіб, який забезпечив би належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів терміну.
У касових ордерах зазначається підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи. Видача касових ордерів на руки особам, які вносять або одержують готівку, забороняється.
Приймання і видача готівки за касовими ордерами проводиться тільки в день їх складання.
Виправлення в касових ордерах забороняються.
Прибуткові касові ордери до передавання в касу реєструються бухгалтером у журналі реєстрації прибуткових касових документів, який ведеться окремо за прибутковими операціями.
Бухгалтер (відповідальна особа установи/підприємства, на яку покладено обов’язок з оформлення цих документів) має право здійснювати реєстрацію касових ордерів за допомогою комп’ютерних засобів, які забезпечують формування і роздрукування відповідних касових документів. У документі “Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових касових ордерів”, який формується і роздруковується за відповідний день, забезпечується формування даних для обліку руху коштів.
Касир під час одержання касових ордерів зобов’язаний перевірити:
1) наявність і справжність на документах підписів;
2) правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів;
3) наявність перелічених у документах додатків.
Касир повертає документи для оформлення в разі невиконання хоча б однієї із вимог.
Касові ордери після їх одержання підписуються касиром, а на доданих до них документах проставляється відбиток штампа або напис “Оплачено” із зазначенням дати (число, місяць, рік).
Касові документи після складання касиром звіту та оброблення цього звіту комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, формуються в справи відповідно до номенклатури справ та зберігаються відповідно до законодавства України відповідальною особою, на яку керівником покладено обов’язок щодо їх зберігання.
Довідки за касовими документами (підписані керівником і головним бухгалтером) видаються державним органам/установам на їхню вимогу у випадках, передбачених законодавством України.
Касові документи можуть вилучатися у випадках, передбачених законодавством України.
Установи/підприємства зобов’язані мати касу, а їх керівники зобов’язані забезпечити облаштування цієї каси та зберігання готівки у ній. Керівники несуть відповідальність у встановленому законодавством України порядку за нестворення умов для забезпечення схоронності коштів під час їх зберігання і транспортування.
Установи/підприємства відображають у касовій книзі усі надходження в національній валюті.
Кожна/кожне установа/підприємство (юридична особа), що має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів).
Відокремлені підрозділи установ/підприємств, які проводять операції з приймання готівки за продану продукцію (товари, роботи, послуги) з оформленням її прибутковим касовим ордером ведуть касову книгу.
Відокремлені підрозділи установ/підприємств, які здійснюють готівкові розрахунки із застосуванням РРО та/або РК та веденням КОРО, але не проводять операцій з приймання готівки за касовими ордерами, а також фізичні особи – підприємці касової книги не ведуть.
Установи/підприємства за умови забезпечення належного зберігання касових документів мають право вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп’ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, повинне забезпечувати візуальне відображення і роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги (“Вкладний аркуш касової книги” та “Звіт касира”), які за формою і змістом повинні відтворювати форму та зміст касової книги в паперовому вигляді.
Контролюючий орган під час проведення перевірок щодо дотримання порядку ведення операцій з готівкою установами/підприємствами застосовує вимоги розділу VI Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні.
Отже, якщо підсумувати: фізична особа, фізична особа-підприємець, яка здійснює оплату готівкою юридичній особі (ТОВ), повинна дотримуватись касової дисципліни, законодавчих обмежень та забезпечити належне документальне підтвердження кожної операції.
В Постанові НБУ №148 в пунктах 6 та 7 розділу II зазначено:
“Готівкові розрахунки між суб’єктами господарювання протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами не можуть перевищувати
10 000 грн.”
Це правило однаково діє:
- якщо фізична особа-підприємець платить юридичній особі;
- або юридична особа платить фізичній особі-підприємцю.
Якщо сума перевищує 10 000 грн – розрахунок має здійснюватися виключно безготівково (через банківський рахунок).
Фізичні особи (непідприємці) мають інше обмеження – до 50 000 грн готівкових розрахунків на день з підприємствами або ФОПами.
Обмеження, установлені в пунктах 6 та 7 розділу II «Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні», не стосуються:
- розрахунків суб’єктів господарювання з бюджетами та державними цільовими фондами;
- добровільних пожертвувань та благодійної допомоги;
- використання готівки, виданої на відрядження;
- виплат, пов’язаних з оплатою праці .
При розрахунку фізичною особою, фізичною особою-підприємцем готівкою на користь юридичної особи (наприклад, при покупці товарів або послуг), оформлюються наступні документи:
1. Договір або інший правочин (рахунок, замовлення)
- Має бути підстава для платежу.
- Може бути письмовий договір, рахунок, публічна оферта тощо.
2. Видатковий касовий ордер (ВКО) – оформлює ТОВ
- Це головний документ, який підтверджує прийом готівки.
- Оформлюється бухгалтерією або касиром ТОВ.
Видається ФОП при оплаті (надається копія з підписом та печаткою за наявності).
3. Квитанція до ВКО (відривна частина)
- Видається разом із ВКО як підтвердження прийнятої суми.
- Може бути замінена фіскальним чеком, якщо ТОВ використовує РРО.
4. Фіскальний чек (за потреби)
- Якщо ТОВ здійснює реалізацію товару або послуг через касу з РРО/ПРРО – видається фіскальний чек. У багатьох випадках – обов’язковий документ.
5. Накладна або акт виконаних робіт
- Для підтвердження факту передачі товарів або надання послуг.
- Повинен бути підписаний обома сторонами.
Оформлення касових операцій юридичним особами (ТОВ)
ТОВ, яке приймає готівку:
- Веде касову книгу.
- Оформлює прибутковий касовий ордер.
- Здійснює оприбуткування готівки в день отримання.
- Формує Z-звіт з РРО (якщо використовується).
Відображення у податковій звітності
- Податок на прибуток
Готівка сама по собі не є доходом.
- Доходом вважається факт реалізації товарів/послуг.
- Визначається за методом нарахування (дата передачі товару або підписання акту виконаних робіт).
Важливо: Якщо отримана готівка – передоплата, то вона не включається до доходу в податковому обліку до моменту фактичного надання послуги/передачі товару.
- ПДВ (якщо ТОВ є платником)
Податкові зобов’язання з ПДВ виникають на дату першої події:
- Отримання готівки (авансу),
- Або постачання товарів/послуг.
Якщо ТОВ отримало готівкову передоплату від ФОП і є платником ПДВ – воно зобов’язане нарахувати ПДВ та зареєструвати податкову накладну в ЄРПН.
Використання РРО/ПРРО (якщо потрібно)
Якщо ТОВ здійснює роздрібний продаж або приймає готівку через касу, то повинно застосовувати РРО або ПРРО (реєстратор розрахункових операцій).
У такому випадку:
- Оформлюється фіскальний чек.
- Робиться Z-звіт наприкінці дня.
- Дані РРО автоматично включаються до податкової звітності (через облікову систему або API).
