Особенности осуществления наличных расчетов физическими лицами, физическими лицами-предпринимателями на счета юридических лиц в Украине

Я, Мария Елхина, действующий ФЛП с многолетним стажем, продолжаю делиться с Вами собственным опытом в налогообложении плательщиков ЕН.

Основные нормативные акты, регулирующие наличные расчеты:

Постановление НБУ №148 (с изменениями) — об ограничении сумм наличных расчетов.
Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций (РРО)».
Налоговый кодекс Украины — об оформлении и налоговых последствиях хозяйственных операций.
Приказ Минфина №547 — об кассовой дисциплине.

Расчет — важный элемент заключения сделки, будь то приобретение товара или услуги. Определение формы и способов проведения оплат — отдельный бизнес-процесс. Их удобство и вариативность для клиентов может стать решающим фактором при выборе поставщика/продавца и конкурентным преимуществом.

Технологический прогресс обеспечивает большое количество способов провести расчет между клиентом и продавцом. На рынке финансовых услуг функционирует целый ряд платежных систем, банки предоставляют услуги по переводу средств и предлагают собственные решения, направленные на упрощение самого процесса инициирования и проведения платежа.

Законодательство выделяет две формы оплаты: наличную и безналичную.

И в наличные операции включается значительно большее количество операций, чем это кажется на первый взгляд. Это важно понимать как самому продавцу, так и клиенту.

К наличным расчетам относятся операции по приему к оплате денежных знаков:

Наличные деньги — денежные знаки национальной валюты Украины (банкноты и монеты, в том числе разменные, оборотные, памятные банкноты и монеты , которые являются платежными средствами).

Наличные расчеты/расчеты наличными — платежи наличными субъектов хозяйствования и физических лиц за реализованную продукцию (товары, выполненные работы, оказанные услуги), а также по операциям, которые непосредственно не связаны с реализацией продукции (товаров, работ, услуг) и другого имущества.

Субъекты хозяйствования, открывшие счета в банках и хранящие на этих счетах свои средства, осуществляют расчеты по своим денежным обязательствам, возникающим в хозяйственных отношениях, в безналичной форме, а также в наличной форме с соблюдением ограничений и в порядке, установленном законодательством Украины.

Субъекты хозяйствования осуществляют расчеты наличными между собой и с физическими лицами через кассу как средствами, полученными в виде наличной выручки, так и средствами, полученными у поставщиков платежных услуг. Такие расчеты проводятся также путем внесения наличных средств поставщикам платежных услуг для дальнейшего перевода средств на счета субъектов хозяйствования.

Кассовые операции оформляются кассовыми ордерами, расчетными документами, электронными расчетными документами, документами по операциям с применением платежных инструментов, другими кассовыми документами, которые в соответствии с законодательством Украины подтверждали бы факт продажи (возврата) товаров, предоставления услуг, получения (возврата) наличных денег.

Кассовые документы могут быть бумажными или электронными. Электронные кассовые документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства Украины в сфере электронного документооборота.

Работник учреждения/предприятия для подписания электронного кассового документа обязан использовать квалифицированную электронную подпись.

Физическое лицо — предприниматель для подписания электронного кассового документа имеет право использовать квалифицированную электронную подпись / усовершенствованную электронную подпись.

Физическое лицо для подписания электронного кассового документа имеет право использовать квалифицированную электронную подпись / усовершенствованную электронную подпись / простую электронную подпись.

Субъект хозяйствования имеет право использовать квалифицированную электронную печать банка / усовершенствованную электронную печать в качестве дополнительного реквизита электронного кассового документа.

Использование усовершенствованной электронной подписи, усовершенствованной электронной печати и простой электронной подписи осуществляется на договорных основаниях по технологии, определенной субъектом хозяйствования и в соответствии с требованиями Законов Украины «Об электронных документах и электронном документообороте», «Об электронных доверительных услугах» и нормативно-правовых актов Национального банка по вопросам применения электронной подписи и электронной печати в банковской системе Украины.

Прием наличных денег в кассу осуществляется по приходной кассовой ордеру, подписанному главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем учреждения/предприятия. К приходным кассовым ордерам могут прилагаться документы, являющиеся основанием для их составления.

О приеме учреждениями/предприятиями наличных денег в кассу по приходным кассовым ордерам выдается квитанция (являющаяся отрывной частью приходного кассового ордера), подписанная главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем, подпись которых может быть заверена оттиском печати этого учреждения/предприятия. Использование печати учреждением/предприятием не является обязательным.

Предприятия / обособленные подразделения предприятий / физические лица — предприниматели, которые в соответствии с законодательством Украины принимают к обслуживанию платежные инструменты и проводят расчеты с применением РРО и предоставляют держателям платежных инструментов услуги по выдаче наличных с печатью квитанции платежного терминала (или расчетного документа), регистрируют в установленном порядке такие операции в расчетных документах РРО или РК.

Документом, свидетельствующим о сдаче выручки в банк и являющимся подтверждением оприходования наличных денег в кассе субъектов хозяйствования, является:

квитанция к приходной ведомости банка на внесение наличных, подписанная ответственными лицами банка и заверенная оттиском печати банка (при необходимости);
квитанция/чек банкомата или программно-технического комплекса самообслуживания;
сопроводительный кассовый ордер к сумке с ценностями;
чек платежного терминала в случае проведения инкассации средств в режиме реального времени с использованием платежных терминалов.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним заполняются бухгалтером (ответственным лицом учреждения/предприятия, на которое возложена обязанность по оформлению этих документов) любым способом, который обеспечил бы надлежащее хранение этих записей в течение установленного для хранения документов срока.

В кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются приложенные к ним документы. Выдача кассовых ордеров на руки лицам, которые вносят или получают наличные деньги, запрещается.

Прием и выдача наличных по кассовым ордерам производится только в день их составления.

Исправления в кассовых ордерах запрещаются.

Приходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных кассовых документов, который ведется отдельно по приходным операциям.

Бухгалтер (ответственное лицо учреждения/предприятия, на которое возложена обязанность по оформлению этих документов) имеет право осуществлять регистрацию кассовых ордеров с помощью компьютерных средств, обеспечивающих формирование и распечатку соответствующих кассовых документов. В документе «Вкладной лист журнала регистрации приходных кассовых ордеров», который формируется и распечатывается за соответствующий день, обеспечивается формирование данных для учета движения средств.

Кассир при получении кассовых ордеров обязан проверить:

1) наличие и подлинность подписей на документах;

2) правильность оформления документов, наличие всех реквизитов;

3) наличие перечисленных в документах приложений.

Кассир возвращает документы для оформления в случае невыполнения хотя бы одного из требований.

Кассовые ордера после их получения подписываются кассиром, а на прилагаемых к ним документах проставляется оттиск штампа или надпись «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год).

Кассовые документы после составления кассиром отчета и обработки этого отчета комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и хранятся в соответствии с законодательством Украины ответственным лицом, на которое руководителем возложена обязанность по их хранению.

Справки по кассовым документам (подписанные руководителем и главным бухгалтером) выдаются государственным органам/учреждениям по их требованию в случаях, предусмотренных законодательством Украины.

Кассовые документы могут изыматься в случаях, предусмотренных законодательством Украины.

Учреждения/предприятия обязаны иметь кассу, а их руководители обязаны обеспечить обустройство этой кассы и хранение наличных денег в ней. Руководители несут ответственность в установленном законодательством Украины порядке за несоздание условий для обеспечения сохранности средств во время их хранения и транспортировки.

Учреждения/предприятия отражают в кассовой книге все поступления в национальной валюте.

Каждое учреждение/предприятие (юридическое лицо), имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличными деньгами в национальной валюте (без учета касс обособленных подразделений).

Отделенные подразделения учреждений/предприятий, которые проводят операции по приему наличных за проданную продукцию (товары, работы, услуги) с оформлением ее приходным кассовым ордером, ведут кассовую книгу.

Отделенные подразделения учреждений/предприятий, осуществляющие наличные расчеты с применением РРО и/или РК и ведением КОРО, но не проводящие операции по приему наличных по кассовым ордерам, а также физические лица — предприниматели кассовую книгу не ведут.

Учреждения/предприятия при условии обеспечения надлежащего хранения кассовых документов имеют право вести кассовую книгу в электронной форме с помощью компьютерных средств. Программное обеспечение, с помощью которого ведется кассовая книга, должно обеспечивать визуальное отображение и распечатку каждой из двух частей листа кассовой книги («Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира»), которые по форме и содержанию должны воспроизводить форму и содержание кассовой книги в бумажном виде.

Контролирующий орган при проведении проверок соблюдения порядка ведения операций с наличными деньгами учреждениями/предприятиями применяет требования раздела VI Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине.

Итак, если подытожить: физическое лицо, физическое лицо-предприниматель, осуществляющее оплату наличными юридическому лицу (ООО), должно соблюдать кассовую дисциплину, законодательные ограничения и обеспечить надлежащее документальное подтверждение каждой операции.

В Постановлении НБУ №148 в пунктах 6 и 7 раздела II указано:

«Наличные расчеты между субъектами хозяйствования в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам не могут превышать
10 000 грн.»

Это правило действует одинаково:

если физическое лицо-предприниматель платит юридическому лицу;
или юридическое лицо платит физическому лицу-предпринимателю.

Если сумма превышает 10 000 грн — расчет должен осуществляться исключительно безналичным путем (через банковский счет).

Физические лица (непредприниматели) имеют другое ограничение — до 50 000 грн наличных расчетов в день с предприятиями или ФЛП.

Ограничения, установленные в пунктах 6 и 7 раздела II «Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине», не касаются:

расчетов субъектов хозяйствования с бюджетами и государственными целевыми фондами;
добровольных пожертвований и благотворительной помощи;
использования наличных средств, выданных на командировку;
выплат, связанных с оплатой труда.

При расчете физическим лицом, физическим лицом-предпринимателем наличными в пользу юридического лица (например, при покупке товаров или услуг) оформляются следующие документы:

1. Договор или иная сделка (счет, заказ)

Должно быть основание для платежа.
Может быть письменный договор, счет, публичная оферта и т.д.

2. Расходный кассовый ордер (РКО) — оформляется ООО

Это главный документ, подтверждающий прием наличных.
Оформляется бухгалтерией или кассиром ООО.

Выдается ФЛП при оплате (предоставляется копия с подписью и печатью при наличии).

3. Квитанция к ВКО (отрывная часть)

Выдается вместе с ВКО как подтверждение принятой суммы.
Может быть заменена фискальным чеком, если ООО использует РРО.

4. Фискальный чек (при необходимости)

Если ООО осуществляет реализацию товара или услуг через кассу с РРО/ПРРО — выдается фискальный чек. Во многих случаях — обязательный документ.

5. Накладная или акт выполненных работ

Для подтверждения факта передачи товаров или оказания услуг.
Должен быть подписан обеими сторонами.

Оформление кассовых операций юридическими лицами (ООО)

ООО, принимающее наличные:

Ведет кассовую книгу.
Оформляет приходный кассовый ордер.
Осуществляет оприходование наличных денег в день получения.
Формирует Z-отчет с РРО (если используется).

Отражение в налоговой отчетности

Налог на прибыль

Наличные деньги сами по себе не являются доходом.

Доходом считается факт реализации товаров/услуг.
Определяется по методу начисления (дата передачи товара или подписания акта выполненных работ).

Важно: Если полученная наличная сумма является предоплатой, то она не включается в доход в налоговом учете до момента фактического оказания услуги/передачи товара.