Паперові трудові книжки втрачають чинність: як перейти на електронний формат
30 Вересня 2025 19:22
РОЗБІР ВІД 
Українцям нагадали, що вони повинні перевести трудові книжки в електронний формат до червня 2026 року. Якщо ж вимогу буде проігноровано, існує реальна загроза втрати набутого страхового стажу, що вплине на право та розмір майбутніх пенсійних виплат. Оскільки часу залишилось обмаль, просять поквапитись. Що чекає на тих, хто не встигне зацифрувати свою трудову книжку, як це зробити і хто повинен цим займатися — з’ясовував «Комерсант Український».
Закон України “Про внесення змін до деяких законодавчих актів щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” набрав чинності 10 липня 2021 року. Українцям дали п’ять років для того, щоб свої паперові трудові книжки перевести в електронний формат через Пенсійний фонд.
До червня 2026 року діятимуть як паперові, так і електронні трудові книжки.
У Пенсійному фонді зазначили, що електронна трудова книжка наповнюється даними про стаж та зарплату на основі звітності роботодавця. На вебпорталі Пенсійного фонду звітність про зарплату почали реєструвати з 1998 року, а дані про стаж — з 2004 року.
Усі відомості до цих років відсутні в реєстрі, тому їх потрібно внести вручну. Це має зробити роботодавець, але якщо паперова трудова знаходиться на руках у працівника — подбати про це слід самостійно.
Для цього необхідно подати до Пенсійного фонду заскановані копії паперових документів. До них є конкретні вимоги: скани мають бути кольоровими, чіткими та читабельними (серія, номер, поля). Копіювати потрібно лише заповнені сторінки документа. Існує офіційна інструкція щодо цього.
Пенсія дистанційно
Як розповіла «Комерсант Український» старша спеціалістка ПФУ Ірина Гончар, тим, хто ще не отримує пенсію або пенсіонерам, що працюють та у яких трудова ще не переведена в електронний формат, слід поквапитись.
Після червня 2026 року пенсії за паперовими трудовими не призначатимуться, а пенсіонер, який продовжує працювати, може втратити новий стаж при перерахунку пенсії.
Тим, хто вже отримує пенсію за віком, дані з паперової трудової вже були враховані при підрахунку страхового стажу. Сканувати її не потрібно, — наголошує фахівчиня.
У ПФУ також розповіли, що електронна трудова — дуже зручний інструмент.
Особливо зважаючи на те, що багато українців виїхали за кордон і не мають можливості повернутись в Україну для призначення пенсії — це можна зробити дистанційно.
Або принаймні перевірити — чи мають вони на неї право — за допомогою електронного сервісу “Автопризначення”, для якого електронна трудова книжка є обов’язковою.
Ті, хто хоче, щоб Пенсійний фонд призначив їм пенсію автоматично без звернення, можуть надіслати анкету на автоматичне призначення пенсії. До моменту настання пенсійного віку у фонді буде вся необхідна інформація про страховий стаж, і в день досягнення пенсійного віку автоматично формується заява. Інформація про те, що заява прийнята в обробку, надходить у особистий електронний кабінет громадянина. І цим сьогодні активно користуються ті, хто виїхав за межі України, адже більшість бюджетних установ, державних органів і багато компаній вже давно оцифрували паперові трудові книжки, — повідомляє Ірина Гончар.
Що робити у разі втрати паперової трудової книжки
Якщо трудова книжка загублена, доведеться пройти довгий шлях. Потрібно буде зібрати довідки, витяги з наказів, особові рахунки та відомості про нарахування зарплати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори та угоди з відмітками про їх виконання, а також інші документи, що містять інформацію про періоди роботи. Добре, якщо підприємства або організації розташовані на неокупованих територіях і зберігся архів — підкреслює фахівчиня.
Слід також пам’ятати:
- до 01.01.2004 року враховувався трудовий стаж (записи в трудовій книжці),
- з 01.01.2004 року і донині враховується страховий стаж — тобто лише ті періоди, коли сплачувалися податки не нижче за мінімальну зарплату. Якщо внески не сплачені — стаж не зараховується.
Які дані вносять до електронної трудової книжки
Оцифровані документи, що підтверджують страховий стаж.
Перш за все, це:
- відскановані кольорові копії всіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку;
- документи про денну форму навчання;
- свідоцтво про народження дитини (для жінок);
- військовий квиток.
Як подати документи
Відскановану трудову книжку або інші документи, що підтверджують страховий стаж, можна подати через особистий кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду України. Це може зробити як роботодавець, так і сам працівник. В інтернеті є чимало відео з покроковою інструкцією.
Де знайти і як переглянути електронну трудову книжку
Це можна зробити через вебпортал Пенсійного фонду України. Також можна звернутися до найближчого сервісного центру або зателефонувати на гарячу лінію головного управління ПФУ.
Дивіться нас у YouTube: важливі теми – без цензури
Окрім того, Пенсійним фондом України розроблено однойменний мобільний застосунок для Android та iOS, який забезпечує доступ із мобільних пристроїв до електронних сервісів фонду і робить взаємодію з ним максимально зручною.
Автор — Алла Дуніна
Читайте нас у Telegram: головні новини коротко
