Бумажные трудовые книжки теряют силу: как перейти на электронный формат

30 сентября 19:22

РАЗБОР ОТ

Украинцам напомнили, что они должны перевести трудовые книжки в электронный формат до июня 2026 года. Если же требование будет проигнорировано, существует реальная угроза потери приобретенного страхового стажа, что повлияет на право и размер будущих пенсионных выплат. Поскольку времени осталось мало, просят поторопиться. Что ждет тех, кто не успеет оцифровать свою трудовую книжку, как это сделать и кто должен этим заниматься — выяснял «Коммерсант Украинский».

Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» вступил в силу 10 июля 2021 года. Украинцам дали пять лет для того, чтобы свои бумажные трудовые книжки перевести в электронный формат через Пенсионный фонд.

До июня 2026 года будут действовать как бумажные, так и электронные трудовые книжки.

В Пенсионном фонде отметили, что электронная трудовая книжка наполняется данными о стаже и зарплате на основе отчетности работодателя. На вебпортале Пенсионного фонда отчетность о зарплате начали регистрировать с 1998 года, а данные о стаже — с 2004 года.

Все сведения до этих лет отсутствуют в реестре, поэтому их нужно внести вручную. Это должен сделать работодатель, но если бумажная трудовая находится на руках у работника — позаботиться об этом следует самостоятельно.

Для этого необходимо подать в Пенсионный фонд отсканированные копии бумажных документов. К ним есть конкретные требования: сканы должны быть цветными, четкими и читабельными (серия, номер, поля). Копировать нужно только заполненные страницы документа. Существует официальная инструкция по этому поводу.

Пенсия дистанционно

Как рассказала «Коммерсант Украинский» старший специалист ПФУ Ирина Гончар, тем, кто еще не получает пенсию или работающим пенсионерам, у которых трудовая еще не переведена в электронный формат, следует поторопиться.

После июня 2026 года пенсии по бумажным трудовым не будут назначаться, а пенсионер, который продолжает работать, может потерять новый стаж при перерасчете пенсии.

Тем, кто уже получает пенсию по возрасту, данные из бумажной трудовой уже были учтены при подсчете страхового стажа. Сканировать ее не нужно, — отмечает специалист.

В ПФУ также рассказали, что электронная трудовая — очень удобный инструмент.

Особенно учитывая то, что многие украинцы выехали за границу и не имеют возможности вернуться в Украину для назначения пенсии — это можно сделать дистанционно.

Или хотя бы проверить — имеют ли они на нее право — с помощью электронного сервиса «Автоназначение», для которого электронная трудовая книжка является обязательной.

Те, кто хочет, чтобы Пенсионный фонд назначил им пенсию автоматически без обращения, могут отправить анкету на автоматическое назначение пенсии. К моменту наступления пенсионного возраста в фонде будет вся необходимая информация о страховом стаже, и в день достижения пенсионного возраста автоматически формируется заявление. Информация о том, что заявление принято в обработку, поступает в личный электронный кабинет гражданина. И этим сегодня активно пользуются те, кто выехал за пределы Украины, ведь большинство бюджетных учреждений, государственных органов и многие компании уже давно оцифровали бумажные трудовые книжки, — сообщает Ирина Гончар.

Что делать в случае потери бумажной трудовой книжки

Если трудовая книжка утеряна, придется пройти долгий путь. Нужно будет собрать справки, выписки из приказов, лицевые счета и сведения о начислении зарплаты, удостоверения, характеристики, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении, а также другие документы, содержащие информацию о периодах работы. Хорошо, если предприятия или организации расположены на неоккупированных территориях и сохранился архив — подчеркивает специалист.

Следует также помнить:

до 01.01.2004 года учитывался трудовой стаж (записи в трудовой книжке),
с 01.01.2004 года и по сей день учитывается страховой стаж — то есть только те периоды, когда уплачивались налоги не ниже минимальной зарплаты. Если взносы не уплачены — стаж не засчитывается.

Какие данные вносят в электронную трудовую книжку

Оцифрованные документы, подтверждающие страховой стаж.

Прежде всего, это:

отсканированные цветные копии всех страниц трудовой книжки в хронологическом порядке;

документы о дневной форме обучения;

свидетельство о рождении ребенка (для женщин);

военный билет.

Как подать документы

Отсканированную трудовую книжку или другие документы, подтверждающие страховой стаж, можно подать через личный кабинет на вебпортале Пенсионного фонда Украины. Это может сделать как работодатель, так и сам работник. В интернете есть немало видео с пошаговой инструкцией.

Где найти и как посмотреть электронную трудовую книжку

Это можно сделать через вебпортал Пенсионного фонда Украины. Также можно обратиться в ближайший сервисный центр или позвонить на горячую линию главного управления ПФУ.

Дивіться нас у YouTube: важливі теми — без цензури

Кроме того, Пенсионным фондом Украины разработано одноименное мобильное приложение для Android и iOS, которое обеспечивает доступ с мобильных устройств к электронным сервисам фонда и делает взаимодействие с ним максимально удобным.

Автор — Алла Дунина

Читайте нас у Telegram: головні новини коротко

Мандровська Олександра

Редактор